KVKK: Veri sorumluları sözlü cevap veremez, yazılı yanıt zorunlu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), veri sorumlularının ilgili kişilerden gelen başvurulara telefon, yüz yüze görüşme veya benzeri sözlü yöntemlerle cevap vermesinin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. ve 13. maddeleri uyarınca yasal yükümlülüğü karşılamadığını resmi açıklamasıyla netleştirdi.

Yasal dayanak: Kanıtlanabilirlik ve hesap verebilirlik

KVKK, açıklamasında veri sorumlularının "hesap verebilirlik" ilkesi kapsamında başvuru sürecini belgeleyebilmek için cevapların yazılı veya elektronik ortamda verilmesinin zorunlu olduğunu vurguladı. Sözlü iletişim, cevabın içeriğinin, tarihinin ve yönlendirmesinin kanıtlanmasını engellediği için yasal olarak geçersiz sayılıyor.

İhlal durumunda neler oluyor?

Kurum, sözlü cevap veren veri sorumlularının "başvuruya cevap vermeme" suçu işlediği değerlendirileceğini ve bu durumun 6698 sayılı Kanun'un 18. maddesi uyarınca idari para cezasına tabi tutulacağını hatırlattı. Ceza tutarları, ihlalın niteliğine ve etkilenen kişi sayısına göre yıllık olarak güncellenen alt-üst sınırlar arasında belirleniyor.

Veri sorumluları ne yapmalı?

Uzmanlar, veri sorumlularının başvuru yönetim süreçlerini (KVKK Başvuru Formu, e-posta, KEP, yazı yolu) yazılı kanıt oluşturacak şekilde revize etmelerini, personel eğitimlerinin sözlü yanıt yasağını kapsayacak şekilde güncellenmesini ve tüm süreçlerin denetim izi (audit log) bırakacak şekilde yazılıma entegre edilmesini öneriyor.